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2020年07月22日

デキる人が実践する「超生産的なメモの取り方」とは?

優秀な人の中には、効率的にメモを活用することで、
生産性を上げている人がいることをご存知でしょうか?

ほとんどの人が「忘れないために」メモを取るのに対して、
一流の人は「忘れるために」メモをするのです。

メモは忘れないようにすることが目的なのに、ちょっと意外ですよね。

今からでもすぐに実践できる、ちょっとしたメモの工夫が仕事のできる人物を作り出しています。

すでにメモを取る習慣がある方も、これからメモをする習慣をつけようとしている方も、
「忘れるため」のメモをするだけで、生産性が目に見えて変化します。

今回は、できるビジネスマンが意識しているメモの取り方について解説をしながら、
ご紹介しようと思います。

5分だけ読み進めていただいて、仕事ができる人物の仲間入りをしてください。

目次

1.生産性を上げるメモ、2つの目的
1.1 メモをする基準は、20秒・5個の法則
1.2 一流は、忘れるためにメモを取る
2.一流ビジネスマン、メモの取り方3選
2.1 絶対に余白を作る
2.2 要約された言葉の集まり
2.3 好印象を与える手書きメモ
3.記録のためにメモをしている人は注意
3.1 仕事の効率を上げる記憶トレーニング
4.まとめ

1.生産性を上げるメモ、2つの目的

まずは、メモを取る目的をしっかりさせましょう。

大きく分けるとメモを取る目的は2つあります。

一般的な目的である、忘れないようにするための記録としての役割。
もう一つが、生産性を上げるために、あえて「忘れる」メモ。

それぞれ詳しく解説していきます。

1.1 メモをする基準は、20秒・5個の法則

メモを取る人のほぼ100%の人が、忘れるのを防ぐためにメモを活用しますよね。

忘れ物が多かったり、仕事の抜けがある人には、大きな仕事をしてもらおうとは、
思われないのではないでしょうか。

ど忘れをして信頼を失わないために、
一つだけ知っておいて欲しい脳の仕組みがあります。

脳が記憶できる時間は20秒、記憶できる数は3〜7個ということです。

心理学者のジョージ・ミラーが発見したもので、
研究した当時は5〜9個覚えられると考えられていました。

しかし、最近の研究では記憶できる数はもっと少ないということがわかってきています。
かなり短い時間しか覚えていられないですし、覚えておける量も少ないですよね。

この知識を紹介する理由は、メモを取るときの一つの基準にして欲しいからです。

メモをとっておいた方が良いのか、頭の中で覚えておけば良いのかを迷う時ってありませんか?

「大切な商談」や「13時から全体会議」といった、大きなイベントは忘れないかもしれませんが、「メールを返信する」などの小さなことは忘れやすくなってしまいます。

極端なことを言えば、全部メモをするくらいの気持ちでいれば良いのですが、
面倒に感じてしまう方もいるかもしれません。

そんな時には、覚えておきたいことが20秒以内に終わることなのか、抱えている仕事の数が5個以上かを基準にしてください。

これが、20秒・5個の法則です。

すぐに取り掛かれることならば、メモの必要はないかもしれませんが、急ぎの仕事があったり、複数の業務を抱えている場合は忘れてしまう可能性が高いです。

関連記事仕事や学習の能力を高めるワーキングメモリとは?

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1.2 一流は、忘れるためにメモを取る

忘れないために取るというのがメモの一般的な認識です。

しかし、一流のビジネスマンたちは、「忘れるため」にメモを活用しています。

先ほどもカンタンに触れましたが、人間が一度に考えることのできる数や時間には 限界があります。

個人差は多少あっても、100個以上などは誰にも考えることができないのです。

一流の人たちは、自分がこなせる業務の数をしっかりと理解しています。

理解しているからこそ、それ以上の作業を一度にこなさずに、
自分のキャパシティの範囲内で取り組んでいるのです。

しかし、現代のビジネスマンには、毎日こなさなければならない作業が
たくさんありますよね。

あれも、これもと頭で考えているうちに、ワーキングメモリの容量を
オーバーしてしまっていることが多いです。

その結果、作業効率が落ちてしまったり、覚えておきたいことを忘れてしまいます。

しかし、新入社員なら「これからはミスしないように」で済むかもしれませんが、
一流ビジネスマンが初歩的な失敗をして良いはずがありませんよね。

なので、彼らは意図的に忘れるという作業を行います。

メモに残しておけば、忘れる心配はなくなります。
あとで見直せば思い出すので、一度その仕事のことは忘れます。

考えていることを減らすことができるので、作業効率が上がります。

これはあまり知られていない、できるビジネスマンだけが密かに行っていることです。

実は、一度忘れておくだけで、生産性も上がりやすくなります。

次の章で、その点を含めて、注意するだけで仕事ができるようになるメモのポイントについてご紹介します。

2.一流ビジネスマン、メモの取り方3選

2.1 絶対に余白を作る

メモを忘れないように記録しているだけの人は、
余白を作らないことが多いです。

逆に、仕事のできる人のメモには余白がたくさんあります。

その理由はカンタンです。後で書き込むことができるからです。

一流のビジネスマン達は、思いついたアイデアをすぐにメモします。

もちろん、忘れないようにするという面もありますが、後でそのアイデアをさらに磨くために残しているのです。

実は、人間の脳はとても賢いので、無意識のうちに考えをまとめておいてくれるということが、脳科学の研究で既にわかっています。

つまり、「良さそうなアイデア」がいつの間にか「洗練されたアイデア」に整理されているのです。

その整理されたアイデアを、余白に書き足していくことによって、メモがいつの間にか、 事業計画書や後輩の指導案などに変わっていきます。

あえて「忘れておく」ことで、別の作業をしている時間を有効に活用することができるのです。

ですが大抵の人は、アイデアをメモに残さないし、見直すことをしないので、
脳が整理してくれた答えは、思い出されないままなくなってしまいます。

思いついたことはメモに残して、見直すだけであなたの頭が最適な答えが、簡単に思いつくのです。

2.2 要約された言葉の集まり

もし、あなたがメモを取る時に一言一句まちがえないようにメモをしているのだとしたら、 あまりオススメできません。

なぜなら、そのメモをしている時間、あなたの頭は何も考えていないからです。

現代のテクノロジーを使えば、録音をすることもできるので、すべての情報をメモする必要はあまりありません。

冒頭で、人間が一度にできることの数は決まっているというワーキングメモリについて 簡単にお伝えしました。

少なくとも、「相手の言葉を聞く」「紙に書く」という2つの作業を行っています。

さらに、完璧に書き取ろうとすると、たくさんの言葉を処理しなければいけないので、より多くのワーキングメモリを使っていることになります。

むしろ、その情報を業務に生かす方法などを考えながら聞いた方が、あとで考える必要がないので、時間の節約にもなります。

また、相手の話をきちんと聞き、自分の言葉で内容をまとめると、物事の本質を捉えるクセがつくようになります。

できるだけ、自分の頭で考えて要約した言葉だけを、メモに書き込むようにしましょう。

色をつけたり、重要な部分につけるマークを決めておくのもオススメです。

2.3 好印象を与える手書きメモ

紙にメモをするのか、スマホなどにメモをするのか、迷う人もいるかもしれません。

手で書いた方が覚えやすいし、色をつけたり、自分なりの工夫をする自由度が高いので、 好んで使っているという方もいます。

一方で、紙をなくしたり持ち運ぶのが面倒なので、スマホやパソコンにデータとして残した方が好きという方もいるでしょう。

どちらも一長一短なので、好きな方を使えば良いのですが、手書きでメモを取った方が良い場面があります。

それは、「話している相手が目の前にいる時」です。

理由は単純で、パソコンやスマホでメモを取るより、
相手から好印象を持たれるからです。

「部下や同僚から相談をされた場面」を少し想像してみてください。

あなたの答えていることを、手書きでメモを取っているAさんと、パソコンでメモを取っているBさんがいたらどうでしょう。

おそらく、手書きで一生懸命メモを取っているAさんに好印象を持つはずです。

パソコンよりスピードは遅いかもしれませんが、真剣に聞いてくれているような気がするのではないでしょうか。

せっかく相手のために時間をとっているのですから、真面目に聞いてくれる人の方が話す側としても嬉しいですし、気持ちがいいですよね。

これは、テレビなどでも活躍している、SHOWROOM社長の前田祐二さんの著書「メモの魔力」でも紹介されているテクニックです。

もちろん、パソコンなどのテクノロジーを有効に活用することで、効率よくメモをすることができる場面も多くあります。

ですので、手書きでもパソコンでもいいのですが、
自分の姿が相手に見られる場面では、手書きのメモを活用するととても効果的です。

できるビジネスマンは、あえて手書きをするのです。

3.記録のためにメモをしている人は注意

忘れてしまうのは、人間なら誰しもあることなので、たまに「ど忘れ」をしてしまうこともあるでしょう。

一時的に忘れてしまうのを防ぐには、メモはとても効果的です。

ですが、もし昔よりも忘れっぽくなったからメモをしているのなら、仕事の効率も落ちてしまっている可能性が高いです。

何度も繰り返しになってしまいますが、人間が一度にできることの数は3~7個くらいです。

実は、この数は年齢と共に減少してしまうということがわかっています。

忘れっぽいなと感じるのは、昔は5個まで一度に考えることができていたのに、
今は3個に減ってしまっているということが考えられます。

結果、昔の感覚で「このくらいなら覚えられる!」と思っていたものが、
思い出せなくなってしまうのです。

そして、これは仕事の効率の低下にもつながってきます。

一度にできる数というのは、覚えるという作業だけではなく、考えたり、重要な情報を見つけ出したりと言った、様々な作業を含みます。

例えば、会議の資料を作成する時には、「パソコンを使う」だけでなく、「データをまとめる」「わかりやすい文章にする」「見やすいレイアウトにする」など、一度に多くの作業をする必要があります。

これを一度に行うのは、ワーキングメモリが4個以上ある必要があります。

もし、3つしかワーキングメモリがないとすると、どれかを行うことができなくなってしまうので、作業効率は落ちてしまうのです。

昔よりも忘れっぽいと感じている人は、仕事の効率が下がってしまっている可能性が高いです。

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3.1 仕事の効率を上げる記憶トレーニング

年齢と共に忘れっぽくなるのは仕方ないと考えられていますが、
脳を鍛えるのに年齢は関係ありません。

筋トレのように、トレーニングをすることで力をつけることができるのです。

最近ではインターネットで調べればなんでもわかるので、記憶をする必要がなくなってきています。

テクノロジーの発展で便利にはなりましたが、私たちの脳はどんどん衰えているのです

しかし、普段使われていない脳をトレーニングすれば、脳が活性化していきます。

メモは活用すると同時に、一度にできる作業の量であるワーキングメモリを増やしていくと、仕事の効率を上げることができるようになります。

以前に比べて少し忘れっぽいなと感じていたり、仕事の作業効率を上げたいという方向けに記事を用意しています。

特に、「場所法」という記憶術は、記憶力が上がるだけでなく、仕事に必要な能力を上げてくれるので、読んでみてください。

関連記事古代ギリシャから天才たちに受け継がれている究極の記憶術『場所法』とは?

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4.まとめ

一流ビジネスマンは、元からの能力だけでなく、
うまくメモを活用することで仕事の効率を上げています。

大抵の人は、忘れた時に見直すためにメモを使うのみで、「忘れるため」にメモを使っている人はあまりいません。

一度忘れておくことで、無意識のうちに、自分の脳に情報を整理させることができるという点を知らないのです。

もし、あなたがこの効果を使いこなすことができれば、
周りの人と圧倒的な差をつけられるようになります。

ただし、最近忘れっぽいという人は、脳が衰えている可能性が高いです。
より生産性を上げるために、トレーニングをすると効果的です。

COACH
この記事を監修してくれた記憶コーチ

Coach
記憶の学校 代表

大野 元郎プロ

『最も多く記憶したオセロ盤の数』におけるギネス世界記録保持者
2015年:記憶力国際資格”IMM”取得
2016年:記憶力日本選手権優勝
2017年:記憶力世界選手権 18位
“日本一記憶力が良い男”として、TBSやフジテレビ、ラジオ局からの依頼が絶えないメモリーアスリート。
世界記憶力選手権にも出場を果たし、2017年にはギネス世界記録を樹立。

その他にも記憶術を用いて各自の目標を達成し人生を豊かにさせるための講演活動や指導を行っているメモリー教育のトップランナー

TV出演歴
  • フジテレビ『めざましテレビ-キラビト-』出演
  • フジテレビ『10ミニッツ』
  • TBS 『ピラミッド ダービー』出演
  • 日本テレビ『シューイチ』
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